מערכת הזמנות היא הגדרה כוללת למערכות ניהול המיועדות לעסקים בסדרי גודל שונים, המספקים שירות הזמנות למגוון רחב של מוצרים ושירותים הניתנים להזמנה מקוונת, הזמנה טלפונית והזמנות פרונטאליות בבית העסק עצמו. מערכות אלו מאפשרות לבעלי העסק להסתייע במגוון רחב של כלי ניהול בדרך לייעול מערך ההזמנות והמשלוחים, כאשר אופן השימוש במערכת יכול להשפיע במידה ניכרת על רווחיות בית העסק והאופן בו מיושם מערך ההזמנות והמשלוחים.
מערכת הזמנות – למי היא מיועדת?
כפי שציינו בפתיח, מערכת ההזמנות המודרנית מיועדת לכל סוגי העסקים בהם ניתן לבצע הזמנת רכישה בכל דרך אפשרית:
- הזמנה מקוונת דרך אתר מסחר אלקטרוני / אפליקציית הזמנות ייעודית
- הזמנה טלפונית דרך מוקד הזמנות
- הזמנה פרונטאלית בבית העסק
באופן עקרוני, מערכת ההזמנות מיועדת לצרכי ניהול וביצוע הזמנות לכל סוגי המוצרים והשירותים האפשריים, כאשר היקף שירותי הניהול המוצעים לכם בתוך המערכות השונות ניתנות להתאמה לאופי וסוג המוצרים/שירותים אותם אתם משווקים ובהתאם לאופי ביצוע ההזמנה על ידי לקוחות הקצה.
מה המערכות המודרניות יודעות לספק לכם?
כיום, כל מערכת הזמנת מודרנית, יודעת לספק לכם את כל המידע הנחוץ לכם על כל הזמנה הנרשמת בתוך המערכת, כאשר בין יתר הפרטים הנכללים במידע הרלוונטי לכם תוכלו למצוא:
- תאריך ההזמנה ושעת ההזמנה המדויקת
- שם המזמין כולל פרטים אישיים כגון כתובת וטלפון
- סוג ההזמנה + מקור ההזמנה (טלפוני, הזמנה מקוונת וכו)
- סכום ההזמנה ואופן התשלום
- דמי המשלוח על ההזמנה
- סטטוס ההזמנה
במקביל, מערכת הזמנת מתקדמת יודעת לספק לכם מידע הקשור לניהול מלאי ולספק לכם מענה לצורך הנפקת חשבונית/אסמכתא למזמין. כמו כן, קיימים פיצ'רים המאפשרים לכם לבצע סנכרון בין מערכת ההזמנת לכל סוג אחר של מערכת ניהול בה אתם עושים שימוש, לרבות, מערכת CRM לניהול לקוחות. באופן זה, תוכלו בין היתר לבצע חיפוש מהיר לגבי כל הזמנה בזמן אמת, כלומר, כאשר הלקוח על הקו ומנסה לבצע בירור לגבי סטטוס ההזמנה.
ניהול מלאי באמצעות מערכת הזמנות
אחת מאפשרויות הניהול העומדות לרשותכם בכל מערכת הזמנות מודרנית קשורה לנושא ניהול המלאי. כך תוכלו לחשוף בפני הלקוחות רק את הפריטים הנמצאים בכל רגע נתון במלאי. בנוסף, המערכת יודעת לספק לכם התראות במידה והמלאי של מוצר/שירות מסוים עומד להסתיים.
ניהול מאגר לקוחות באמצעות מערכת הזמנות
פונקציית ניהול נוספת הממתינה לכם במערכות הזמנות מתקדמות מסוגן, קשורה לתחום ניהול קשרי לקוחות. בכל מערכת הזמנות מתקדמת מסוגה, מתבצע רישום של כל לקוח המבצע הזמנה בזמן אמת. בתוך כך, המערכת שומרת את נתוני הלקוח גם במקרים בהם הוא לא השלים את ההזמנה. המאגר הנוצר לאורך זמן בתוך המערכת, יכול לשמש אתכם למגוון רחב של פעולות שיווקיות, כאשר בין הפרטים העומדים לרשותם תוכלו למצוא את שם הלקוח, פרטי ההתקשרות עימו, תאריך הזמנה אחרון וכדומה.
מאגר המידע הנכלל בתוך המערכת לאורך זמן, מאפשר לכם להגיע בלחיצת כפתור להיסטוריית ההזמנות של כל לקוח, כאשר ניתן לייצא את רשימת הלקוחות/הזמנות לקובץ אקסל לכל צורך שיווקי כזה או אחר.
מחולל דוחות מובנה
כל מערכת הזמנות מתקדמת, משלבת בתוכה מחולל דוחות המאפשר לכם לייצר מגוון רחב של דוחות לצרכי ניהול מערך ההזמנות והמשלוחים ולצרכי ניהול לקוחות. בין היתר, מחולל הדוחות מאפשר לכם להנפיק דוחות הקשורים למספר העסקאות שבוצעו בשעות וימים מסוימים, מאזורים גיאוגרפיים מסוימים ועד ליצירת דוחות שיכולים לספק לכם מידע שיווקי רב ערך בדרך לניהול מערך המבצעים וההטבות המוצעים על ידיכם. בנוסף, מחולל הדוחות יודע להתממשק למערכות נוספות באמצעותן ניתן להנפיק חשבוניות/אסמכתאות לכל לקוח בזמן אמת.
לצד כל אלו, מערכת ההזמנות המודרנית משלבת בתוכה פיצ'רים שיווקיים שונים באמצעותם תוכלו לייצר הודעות "פוש" לטלפון הנייד של מבצע ההזמנה וזאת לצד אפשרויות ליצירת קופונים המותאמים לכל לקוח על פי מאפייני ההזמנה שלו.
כל אלו ועוד מהווים חלק אינטגרלי מכל מערכת הזמנות מתקדמת מסוגה. אצלנו בחברת BOSS – פתרונות תוכנה, לקחנו את תחום מערכות הניהול צעד אחד קדימה ואנו מאפשרים לכם ליהנות ממערכת ניהול המאגדת בתוכה את כל מה שטוב בעולמות ה-CRM, POS ו-ERP תוך התאמה נקודתית לצרכי בית העסק.
