אחד האתגרים הגדולים של בעלי עסק הוא בחירת המערכת הממוחשבת שתשרת בצורה הכי טובה את צרכי העסק. בין אם מדובר בחנות אחת ובין אם רשת של חנויות, ההחלטה על המערכת שתלווה אותך היא משמעותית, ורצוי לבחור נכון מהרגע הראשון, מאחר ושינוי של המערכת בשלבים מאוחרים יותר עלול לגרום להוצאות כספיות ולאובדן מידע חשוב. עם זאת, במידה והתגלה כי נעשתה בחירה לא נכונה – חשוב לא להמשיך לעבוד עם מערכת שאינה מדויקת לצרכים, אלא לעשות את השינוי מוקדם ככל האפשר.
בשוק יש מערכות רבות שלעתים קשה להבדיל ביניהן, אבל אם נבחן לעומק ונגדיר את הצרכים המדויקים של העסק שלך, נוכל לדעת בדיוק מה לחפש.
אז הנה 5 הדברים שחייבים להיות במערכת לניהול עסק:
1. מערכת אחת – זה אולי נשמע בסיסי, אבל תופתעו לגלות שיש מגוון גדול של מערכות שמטפלות רק בחלק אחד של חיי העסק, ואחת הטעויות הגדולות היא לרכוש מערכות נפרדות. הקושי הגדול בהחזקת מספר מערכות הוא הסנכרון שלהן, ובמיוחד כשהעסק עומד לפני צמיחה. בשלב הצמיחה, תגלו שערבוב של המערכות הופך להיות מאוד קשה לניהול ותאלצו לנייד את כל הנתונים למערכת אחרת. הפתרון הנכון הוא מערכת אחת אחודה, שמשלבת מערכת קופה (POS – Point of Sell), מערכת ERP לניהול מלאי ורווחיות, מערכת CRM לניהול לקוחות ומאפשרת חיבור מושלם לאתר המסחר שלך.
2. להשקיע בניהול לקוחות מדויק מהרגע הראשון- האמת מספר אחת בשיווק היא שתמיד קל יותר להגדיל את ההכנסה מלקוח קיים מאשר לרכוש לקוח חדש. עסקים רבים טועים בכך ומשקיעים מאמצים אדירים ברכישת לקוחות חדשים, במקום לטפח את הלקוחות הקיימים ולהגדיל את ההכנסות מהם. מערכת CRM מדויקת לצרכים של חנות, מאחדת את נתוני המכר עם הזהות של הלקוחות, ומאפשרת לנו מגוון של פעילויות שיווקיות עם הלקוחות שלנו, הגדלת ההעדפה והנאמנות שלהם, ולבסוף הגדלת ההכנסה מהם. לקוח נאמן ומרוצה הוא לקוח ששווה הרבה יותר לעסק מלקוח חדש. הלקוח הראשון הופך להיות שגריר, וכך ההשקעה בו הופכת להיות שווה אפילו יותר.
3. ניהול מלאי – אי אפשר לדבר מספיק על החשיבות של ניהול מלאי במערכת זמן אמת. היכולת לדעת בכל רגע נתון מה המלאי היא קריטית לקיומה של כל חנות, ואפילו יותר מזה היום בעידן של ההזמנות אונליין. אסור להתפשר על היכולת הזו, כי היא היחידה שמאפשרת לתמוך בהזמנות אונליין בצורה טובה באמת ולנהל את החנות שלך בו זמנית. בנוסף, רצוי לחפש מערכת שמאפשרת לך להגדיר כמויות מינימום ומקסימום של המלאי שלך, וזאת כדי שהמערכת תתריע מתי יש להזמין סחורה ומתי אין צורך, וכך לחסוך כסף על הזמנות מיותרות מצד אחד ולהימנע ממצבי חירום מצד שני.
4. מערכת אקטיבית מול פסיבית – לרשום את ההכנסות, ההוצאות, המלאי והמשימות אפשר גם בכלים "פסיביים" כמו אקסל. אבל מערכת לניהול עסק אקטיבית יכולה לזהות הזדמנויות ולשפר את הרווחיות שלך. לדוגמא, מערכת שמאפשרת לך לצפות את מועד הרכישה הבאה של הלקוחות שלך, תוכל לקדם מכירות ללא מאמץ ולייצר חוויית שירות יוצאת דופן עבור הלקוחות שלך. באותה מידה, מערכת שמאפשרת לך לדעת את הרווחיות פר מוצר יכולה להקל משמעותית על תמחור המוצרים שלך וכך להגדיל את הרווחיות בקלות.
5. קלות ופשטות – המערכת אמורה לשרת אותך ולא ההיפך. אם העובדים שלך מתלוננים שנמאס להם לעדכן את המידע במערכת, אם יש לך הרגשה של בלבול בכל פעם שצריך לעדכן משהו, כנראה שהמערכת לא מתאימה, ועדיף לבחור משהו אינטואיטיבי יותר. איך נדע לפני שנתחיל? אין שום בעיה. בוחרים במערכת שמאפשרת ניסיון חינם לפני שמתחייבים. כך אפשר לבחון לעומק את ההתאמה של המערכת לצרכים שלך, של העובדים, ושל העסק.
המערכת של בוס היא אחת המערכות החדשניות שמאפשרת את הכל – והרבה יותר.
עכשיו המערכת מוצעת לניסיון בחינם ל 30 יום. הורידו אותה ממש פה למטה ותתחילו לעבוד, אנחנו בטוחים שתרצו להישאר איתה לתמיד.
